Als zzp'er bent u verplicht om een administratie bij te houden die voldoet aan de wettelijke eisen. Het is belangrijk om uw administratie op orde te hebben, zodat u inzicht heeft in uw financiële situatie en tijdig uw belastingaangifte kunt doen. In dit artikel bespreken we de belangrijkste verplichtingen die u als zzp'er heeft met betrekking tot de boekhouding.
Bijhouden van administratie
Als zzp'er ben je verplicht om je administratie bij te houden. Dit is niet alleen wettelijk verplicht, maar het helpt je ook om inzicht te krijgen in je financiële situatie en om tijdig te kunnen factureren en betalen.
Wat houdt administratie bijhouden in?
Het bijhouden van administratie betekent dat je alle financiële gegevens van je onderneming vastlegt. Dit zijn onder andere je inkomsten en uitgaven, facturen en bonnetjes, bankafschriften en contracten. Het is belangrijk om deze gegevens goed geordend en up-to-date te houden.
Waarom is administratie bijhouden belangrijk?
Het bijhouden van administratie is belangrijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen, zoals de bewaarplicht van zeven jaar. Daarnaast geeft het je inzicht in de financiële situatie van je bedrijf en kun je hierdoor tijdig bijsturen indien nodig. Het helpt ook bij het opstellen van de jaarrekening en het doen van de btw-aangifte.
Hoe houd je administratie bij?
Je kunt je administratie zelf bijhouden, maar je kunt het ook uitbesteden aan een boekhouder of accountant. Als je het zelf doet, kun je gebruik maken van verschillende softwareprogramma's om je administratie bij te houden, zoals Excel of speciale boekhoudprogramma's. Zorg er in ieder geval voor dat je de gegevens goed ordent en bewaart, zodat je er altijd bij kunt als dat nodig is.
Facturen
Als zzp'er bent u verplicht om facturen uit te reiken aan uw klanten. Deze facturen moeten aan bepaalde eisen voldoen. Hieronder leest u de verschillende vereisten die u als zzp'er op de factuur moet noteren.
- Volledige naam en adresgegevens Op de factuur moeten uw volledige naam en adresgegevens staan. Dit geldt zowel voor de naam en het adres van uw bedrijf als voor uw eigen naam en adresgegevens.
- KvK-nummer en btw-nummer Op de factuur moet uw KvK-nummer en btw-nummer staan. Het KvK-nummer is het nummer waarmee uw bedrijf is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Het btw-nummer is het nummer waarmee u bent geregistreerd bij de Belastingdienst voor de omzetbelasting.
- Factuurnummer en factuurdatum Op de factuur moet een factuurnummer staan. Dit nummer moet uniek zijn en opeenvolgend worden genummerd. Ook de datum waarop de factuur is uitgereikt, moet worden vermeld.
- Omschrijving van de geleverde goederen of diensten Op de factuur moet een duidelijke omschrijving staan van de geleverde goederen of diensten. Vermeld daarbij de hoeveelheid, het soort product of dienst, de prijs per eenheid en het totaalbedrag.
- Btw-tarief en btw-bedrag Op de factuur moet het btw-tarief en het btw-bedrag worden vermeld. Dit geldt voor alle geleverde goederen en diensten die onder de btw vallen. Vermeld daarbij het tarief (bijvoorbeeld 21% of 9%) en het bedrag van de btw.
- Betalingsvoorwaarden Op de factuur moeten de betalingsvoorwaarden worden vermeld. Vermeld daarbij de betalingstermijn en de manier waarop er betaald moet worden. Bijvoorbeeld via een bankoverschrijving.
- Uw bankrekeningnummer Op de factuur moet uw bankrekeningnummer worden vermeld, zodat de klant weet waar het bedrag naar overgemaakt moet worden.
Btw-aangifte
Als zzp'er doet u btw-aangifte per kwartaal, tenzij u een ontheffing hebt gekregen om per jaar aangifte te doen. Uw aangifte moet uiterlijk op de laatste dag van de maand na afloop van het kwartaal bij de Belastingdienst binnen zijn.
Hoe doet u btw-aangifte?
U kunt uw btw-aangifte op verschillende manieren doen. De meest gebruikelijke manier is via de website van de Belastingdienst. Hiervoor hebt u wel een inlogcode nodig. U kunt ook gebruik maken van software of een boekhouder om uw aangifte te doen. Voordat u uw aangifte doet, moet u ervoor zorgen dat u alle benodigde informatie hebt verzameld. Dit betekent dat u uw inkomende en uitgaande facturen, bonnen en betalingsbewijzen moet bewaren. U moet deze documenten minimaal 7 jaar bewaren.
Tijdens het doen van uw btw-aangifte vult u het bedrag aan ontvangen btw en het bedrag aan betaalde btw in. Vervolgens berekent u het verschil tussen deze bedragen en dit bedrag moet u afdragen aan de Belastingdienst. Als u meer btw hebt betaald dan ontvangen, dan krijgt u dit verschil terug van de Belastingdienst.
Inkomstenbelasting
Als zzp'er bent u verplicht om inkomstenbelasting te betalen over uw winst. In dit artikel leest u wanneer en hoe u als zzp'er uw inkomstenbelasting doet.
Wanneer doet u inkomstenbelasting?
Als zzp'er moet u inkomstenbelasting doen voor de Belastingdienst. Dit doet u één keer per jaar, voor 1 mei van het jaar dat volgt op het jaar waarin u uw winst heeft gemaakt. Bijvoorbeeld, voor het jaar 2022 doet u aangifte voor 1 mei 2023.
Hoe doet u inkomstenbelasting?
U kunt uw inkomstenbelasting op verschillende manieren doen. De meest gebruikelijke manier is via de website van de Belastingdienst. Hiervoor hebt u wel een inlogcode nodig. U kunt ook gebruik maken van software of een boekhouder om uw aangifte te doen.
Voordat u uw aangifte doet, moet u ervoor zorgen dat u alle benodigde informatie hebt verzameld. Dit betekent dat u uw jaarrekening, balans, winst- en verliesrekening, en andere financiële documenten bij de hand moet hebben. Het is verstandig om een boekhouder te raadplegen om ervoor te zorgen dat u geen belangrijke informatie mist en dat u zo min mogelijk belasting betaalt.
Tijdens het doen van uw inkomstenbelasting vult u uw persoonlijke gegevens in en geeft u aan hoeveel winst u hebt gemaakt. Vervolgens berekent de Belastingdienst hoeveel inkomstenbelasting u moet betalen. Het kan zijn dat u ook recht hebt op aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek of de startersaftrek. Dit verlaagt uw belastingaanslag.
Jaarrekening
Als zzp'er bent u niet verplicht om een jaarrekening op te stellen. Dit is alleen verplicht voor ondernemingen die als bv of nv zijn ingeschreven bij de KvK. Wel kan het handig zijn om een jaarrekening op te stellen om inzicht te krijgen in uw financiële situatie en om eventueel financiering aan te vragen.
Bewaarplicht
Hoe lang moet u uw boekhouding bewaren?
U bent als zzp'er verplicht om uw administratie 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor alle financiële documenten die u gebruikt voor uw boekhouding, zoals facturen, bonnen, bankafschriften en andere financiële overzichten. Het is belangrijk om deze documenten goed te bewaren, omdat de Belastingdienst deze kan opvragen voor controles of bij vragen over uw belastingaangifte.
Hoe bewaart u uw boekhouding?
Er zijn verschillende manieren om uw boekhouding te bewaren. U kunt uw administratie op papier bewaren, maar het is ook mogelijk om dit digitaal te doen. Het is wel belangrijk dat uw digitale administratie voldoet aan bepaalde eisen, zoals het gebruik van betrouwbare software en het maken van regelmatige back-ups.
Als u ervoor kiest om uw administratie digitaal te bewaren, moet u er ook voor zorgen dat deze goed beveiligd is tegen ongeautoriseerde toegang. U kunt hiervoor bijvoorbeeld wachtwoorden gebruiken of de toegang tot uw administratie beperken tot een selecte groep personen.
