Veel zzp'ers reizen regelmatig voor hun werk, soms zelfs naar het buitenland om klanten te bezoeken of deel te nemen aan congressen. Anderen kiezen ervoor om werk en vakantie te combineren tijdens een workation. Onder bepaalde voorwaarden kunnen deze kosten worden afgetrokken van de winst, wat resulteert in een lagere belastingdruk.
Hier is hoe de aftrekpost voor reis- en verblijfkosten werkt:
- Maximaal aftrekbaar bedrag: Normaal gesproken mag je maximaal € 1.500 aan reis- en verblijfkosten aftrekken. Als de reis echter noodzakelijk was voor je werk, geldt er geen maximumbedrag.
- Geen onderscheid tussen binnenlandse en buitenlandse reizen: De Belastingdienst maakt geen onderscheid tussen reizen binnen Nederland en naar het buitenland.
- Workation-regeling: Als je werk en vakantie combineert tijdens een workation, gelden er extra regels. Een specifieke voorwaarde is dat minstens 50% van de reis zakelijk gerelateerd moet zijn om in aanmerking te komen voor fiscale voordelen.
Niet alle kosten kunnen volledig worden afgetrokken. De overheid beschouwt kosten tijdens dit soort reizen als 'gemengde kosten'. Deze kosten mogen alleen boven een bepaald drempelbedrag worden afgetrokken. In 2022 was dit drempelbedrag € 4.800 (het drempelbedrag voor 2023 is nog niet bekend). Zzp'ers kunnen echter ook kiezen voor de 80/20-regeling, waarbij 80% van de gemaakte kosten aftrekbaar is. Deze regeling is meestal voordeliger, tenzij je meer dan € 20.000 aan reis- en verblijfkosten maakt.
Welke reis- en verblijfkosten in het buitenland zijn aftrekbaar voor een zzp'er? Hier zijn de regels:
Aftrekbaar: Kosten voor openbaar vervoer, taxi en vliegtuig: Kosten voor trein, bus, tram, Uber, taxi of vliegtuig kunnen altijd voor 100% worden afgetrokken. Het is belangrijk om bonnetjes en tickets te bewaren voor eventuele controle door de Belastingdienst.
Aftrekbaar: Kosten voor hotel, zakendiners, eten, borrels, congressen: Deze kosten zijn voor 80% aftrekbaar. Het betreft representatiekosten, waarbij 20% voor eigen rekening is. Voorbeelden van aftrekbare kosten zijn zakendiners, borrels, toegang tot congressen, en verblijfskosten inclusief excursies en studiereizen.
Aftrekbaar: Kosten voor eigen of gehuurd vervoer: Als je met je eigen auto reist, kun je € 0,21 per zakelijk gereden kilometer aftrekken van je opbrengst. Hetzelfde geldt voor het huren van een auto, zowel in Nederland als in het buitenland. Als de btw vermeld wordt op de factuur en je de auto alleen zakelijk gebruikt, mag je de volledige autohuur aftrekken.
Welke reiskosten zijn niet aftrekbaar in het buitenland voor een zzp'er?
Er zijn een hele hoop kosten aftrekbaar van je reis, maar er zijn ook een aantal kosten die niet aftrekbaar zijn. Hieronder lees je een aantal voorbeelden die niet aftrekbaar zijn.
- Privékosten: Kosten die louter privégerelateerd zijn, zoals persoonlijke uitgaven, sightseeing, en recreatieve activiteiten, zijn niet aftrekbaar.
- Verkeersboetes: Eventuele verkeersboetes die je ontvangt tijdens je reis zijn niet aftrekbaar.
- Representatieve kosten: Kosten die verband houden met luxe of representatieve doeleinden, zoals het huren van vaartuigen voor entertainment, zijn niet aftrekbaar.
- Persoonlijke verzorging: Uitgaven voor persoonlijke verzorging, zoals een bezoek aan de kapper, spa, of schoonheidsspecialist, vallen niet onder aftrekbare kosten.
- Luxe uitgaven: Uitgaven die als luxueus worden beschouwd, zoals een lunch op een luxe jacht, kunnen niet worden afgetrokken.
Het is belangrijk om het zakelijke karakter van je reis te kunnen aantonen, aangezien de Belastingdienst dit kan controleren. Bewaar bonnetjes, correspondentie over de zakenreis, e-mails met opdrachtgevers en je eigen werkagenda om dit te ondersteunen.
Daarnaast is het belangrijk om te weten dat reguliere reisverzekeringen doorgaans geen dekking bieden voor werkgerelateerde activiteiten in het buitenland. Als je vaak voor je werk naar het buitenland gaat, is het raadzaam om je te verdiepen in de voordelen van een workation-verzekering.
Zorg ervoor dat je goed geïnformeerd bent over de regels en voorschriften, zodat je geen gedoe met de Belastingdienst krijgt. Geniet van je zakenreizen en workations!
